Wanneer duidelijk is dat een bouwproject groen licht krijgt, is het tijd om de bouwopgave te definieren. Deze definitie wordt vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). De belangrijkste onderdelen zijn het ruimtelijk-functioneel PvE en het technisch PvE. Het ruimtelijk-functioneel wordt in nauw overleg met de gebruikers, doorgaans in creatieve sessies, samengesteld. Het technisch PvE definieert de technische kwaliteit van het gebouw, sluit aan bij regelgeving maar verwoordt bijvoorbeeld ook bij ambities in het kader van duurzaamheid, binnenklimaat, ICT. Meestal bevat het PvE ook stedebouwkundige voorwaarden en een financieel kader. Het PvE beschrijft niet enkel de eisen en kaders voor het ontwerp, maar is tevens het toetsinstrument op basis beoordeeld wordt. Bovendien fungeert de groepsgewijze ontwikkeling van het PvE als een vliegwiel voor het bouwproject enerzijds en het veranderproces voor de te huisvesten organisaties anderzijds.

Het integraal huisvestingsplan (IHP) is een strategisch plan waarin de huisvesting voor meerdere scholen en meerdere jaren wordt beschreven. Het fundament onder het totale plan betreft doorgaans een kwantitatieve analyse betreft (capaciteit van gebouwen versus de behoefte aan gebouwen) én een kwalitatieve analyse (gebouwkwaliteit i.r.t. onderwijsvisie). Steeds vaker wordt het daarom ook wel een strategisch huisvestingsplan (SHP) genoemd, overigens zonder de integraliteit uit het oog te verliezen. Naast de kwantitatieve analyse wordt de kwaliteit van het gebouwenbestand geanalyseerd en wordt de behoefte aan veranderingen in het gebouwenbestand bepaald op basis van ambities en ontwikkelingen (zoals IKC-ontwikkeling, spreiding van voorzieningen, gewenste omvang van voorzieningen, duurzaamheid et cetera). Het IHP of SHP schetst scenario's voor een blijvend passende gebouwenvoorraad, al dan niet aangevuld met een planning en kostenraming. Soms worden echter expliciet eerst de ambitie en mogelijke scenario's geschetst (strategisch plan), en in een volgende stap de plannen verder uitgewerkt (uitvoeringsplannen).

In een inpassingsstudie wordt onderzocht hoe een bestaand gebouw kan worden aangepast om weer geschikt te zijn voor de veranderende behoefte in de (nabije) toekomst. Een dergelijk plan wordt ook wel huisvestingsplan genoemd. In feite wordt de behoefte vergeleken met de capaciteit en indeling van het gebouw. Wanneer dit gebeurt om de mogelijkheden te verkennen of een scenario van nieuwbouw versus verbouw te vergelijken, wordt de behoefte op basis van een aantal gesprekken en aanwezige informatie globaal bepaald. Wanneer het gaat om een project waarbij al duidelijk is dat het gebouw blijvend wordt ingezet, wordt een Programma van Eisen opgesteld. De analyse van de inpassing dient dan om de grootte van een eventuele uitbreiding vast te stellen en een aantal uitgangspunten qua inzet van het bestaande gebouw te formuleren. Afhankelijk van het doel en de fasering is een inpassingsstudie dus globaler of gedetailleerder en met ruimere gebruikersvertegenwoordiging opgesteld.

Een scenariostudie is een onderzoek waarin meerdere oplossingen (scenario's) voor dezelfde problematiek worden vergeleken. Dit kan een integraler plan betreffen zoals een integraal huisvestingsplan, maar meestal gaat het over een beperkt aantal gebouwen of slechts een gebouw of een organisatie. Bij een scenariostudie voor een gebouw is te denken aan meerdere verbouwingsopties, al dan niet met deels sloop en uitbreiding, mogelijk afgezet tegen nieuwbouw. Bij een organisatie kan het gaan om een vergelijking tussen bijvoorbeeld unilocatie versus bi- of trilocatie en de bijbehorende opsplitsing versus concentratie van gebruikers / leerlingen. Een speciale variant is de locatiestudie waarin diverse locaties voor vestiging van een school (of andere organisatie) worden vergeleken en beoordeeld.

Een haalbaarheidsstudie dient ter beoordeling van - zoals de naam al zegt - de haalbaarheid van een project. Soms worden in zo'n studie of (haalbaarheids-)onderzoek verschillende scenario's beoordeeld, waardoor er ook een vergelijking in haalbaarheid wordt gemaakt. Dat hoeft echter niet. De haalbaarheid is vaak een ruimtelijke haalbaarheid (waardoor het onderzoek kenmerken van een locatiestudie heeft), maar het kan ook gaan om financiele haalbaarheid en/of maatschappelijke haalbaarheid. Gaat het over maatschappelijke haalbaarheid, dan is raadpleging van stakeholders via een enquete of infobijeenkomsten mogelijk onderdeel van de studie. Soms gaat het zelfs over inzet van bestaande gebouwen, waardoor het onderzoek ook kenmerken heeft van een inpassingsstudie. Kortom: het doel van de haalbaarheidsstudie dient iedere keer goed te worden vastgesteld om tot een goede invulling van de studie te komen.

Steeds vaker bemerken wij de behoefte aan een businessplan met raakvakken aan huisvesting, met name in een politieke en besluitvormende context. Team Sygma heeft meerdere businessplannen voor gemeenschapshuizen en MFA's opgesteld. In het businessplan is aandacht voor doelgroep en doel van de organisatie. De behoefte aan huisvesting wordt bepaald aan de hand van doelgroep, activiteiten, prognose en bezetting. In het businessplan worden vervolgens investeringen bepaald, maar ook de uitgangspunten voor een (gezonde) exploitatie bepaald. Hierin kunnen wij kennis inbrengen op basis van kengetallen, kennis van de verschillende financiele stromen, subsidiebeleid, BTW-constructies en mogelijke inzet van vrijwilligers.