Veelgestelde vragen
Waarom een Programma van Eisen?
Een gebouw beschrijven dat voldoet aan de eisen die de organisatie stelt, niet alleen nu maar ook in de toekomst, is geen eenvoudige opgave. Het gebouw dient ook een veelvoud aan gebruikers. Het samen nadenken over het gebouw, betekent ook samen nadenken over keuzes in het primaire proces, nadenken over de veranderingen die eraan komen. Het gaat dus veel verder dan het bepalen van meters of 'aantal ruimten'. In het traject om te komen tot een PvE, is er ruimte om te werken aan draagvlak, om samen keuzes te maken om goed beslagen ten ijs te kunnen komen bij het zoeken naar een passende architect. En om daarna het ontwerp steeds te kunnen toetsen aan die eisen, en bij voortschrijdend inzicht hier bewust van af te wijken. Op deze manier bepaal je zelf waaraan het gebouw dient te voldoen en ben je in control op het ontwerpproces.
Wat is de opbouw van een projectorganisatie?
Een projectorganisatie verschilt van een lijnorganisatie. Waar een lijnorganisatie is gericht op routinematige handelingen, is de projectorganisatie gericht op het (eenmalig) realiseren van een maatwerkproduct, in ons geval maatschappelijk vastgoed.
Een projectorganisatie kent doorgaans een gelaagde opbouw. Het hoogste projectorgaan (meestal: stuurgroep) stelt de kaders en neemt besluiten. Het projectorgaan dat verantwoordelijk is voor de uitwerking van het gebouw (meestal: projectgroep) doet het feitelijke werk. Daarnaast kan een projectorganisatie organen kennen die verantwoordelijk zijn voor de uitwerking van specifieke deelaspecten (meestal: werkgroep) en één of meer organen die zorgen voor een draagvlak (meestal: klankbordgroep).
Maar... ieder project is anders, dus ook iedere projectorganisatie heeft zijn eigen kenmerken.
Hoe neem je de politiek mee?
Bij maatschappelijke projecten is politiek draagvlak in de meeste gevallen randvoorwaardelijk voor het kunnen realiseren van het project. De politiek kan op een aantal manieren worden betrokken bij een project. Naast de directe betrokkenheid van bestuurders, kan bijvoorbeeld gedacht worden aan interactieve thema-bijeenkomsten, (raads-)informatiebrieven en projectbezoeken. Het betrekken van drukke bestuurders en politici moet natuurlijk wel functioneel zijn; binnen de projectorganisatie worden nut en noodzaak bepaald.
Hoe belangrijk is communicatie?
Cruciaal. Het draagvlak voor een project kan staan of vallen met communicatie. Communicatie is ook van belang om iedereen mee te nemen bij de stappen die worden gezet. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar interne en externe communicatie; beiden vragen vaak om een andere manier van communiceren, bijvoorbeeld ook ten aanzien van de communicatiemiddelen zoals de inzet van social media.
Hoe lang duurt een bouwproces?
Voor het ontwikkelen en bouwen van een 'gemiddeld' gebouw kan als vuistregel rekening worden gehouden met circa een jaar ontwerpen en circa een jaar bouwen. Bij maatschappelijk vastgoed zien we regelmatig dat deze termijnen vooraf worden gegaan door een lange periode van draagvlak creëeren en financiering verwerven. Deze periode kan meerdere jaren beslaan.
Wat is het verschil tussen een proces en een project?
Als er voldoende aandacht is voor de hardere en de zachtere aspecten van een project, is er wellicht geen verschil. Het verschil is dan theoretisch, een kwestie van definities. Toch is het goed om stil te staan bij de algemeen aanvaarde verschillen tussen beide begrippen. Een project, of projectmatig werken, wordt dan gezien als het in concrete, afgebakende en vastgelegde fases, toewerken naar een van tevoren vastgesteld doel / resultaat. In een project zijn kwaliteit, tijd (planning) en geld vastgelegd en dus 'hard'. Een proces loopt minder rechtlijnig en dient met name de belangen van alle betrokkenen te respecteren. Toch dient in procesmanagement ook rekening gehouden te worden met bepaalde planningen en deadlines en een beoogd doel - alhoewel dat doel misschien minder vast gedefinieerd is. In een project anderzijds worden vaak de projectelementen organisatie en communicatie genoemd, die wat meer een procesmatige achtergrond hebben, namelijk het meenemen van mensen, het creeren van draagvlak.